Agência in-house: como estruturar ou melhorar a sua

Agência in house

Agência in-house é uma agência de publicidade/performance que, na maioria dos casos, faz parte de um time de marketing, fica alocada dentro da empresa e foca todos os esforços para somente um “cliente”, a própria empresa.

Muitas empresas já estão trabalhando com esse tipo de modelo, porém internalizar uma agência inteira dentro da sua estrutura e do seu budget, não é uma tarefa simples e deve ser bem planejada para que menos falhas ocorram.

Exitem vantagens e desvantagens de uma agência in-house e muito vai depender do atual momento da sua empresa e se ela está preparada para absorver essa demanda, não só de tarefas, mas de processos complexos.

Se você está considerando ou já possui uma agência in-house na sua empresa, neste conteúdo vamos abordar tudo sobre o assunto e ajudá-lo a entender como melhorar ou estruturar sua agência. 

Vantagens e desvantagens 

Como tudo no mundo dos negócios, todo novo processo possui suas vantagens e desvantagens. Vamos tratar agora de algumas delas e deixar mais claro o que você pode esperar desse método. 

Vantagens

Maior controle

Com um time inteiro a sua disposição, fica mais “fácil” ter um maior controle sobre peças criativas, performance, comunicação, entre outros. 

Brand awareness 

Umas das funções de uma agência é criar uma comunicação que reflete sua missão, visão e valores, que mostre para o mercado sua cultura e seu posicionamento como marca. Com uma in house, colaboradores que já vivenciam esse ambiente, terão mais facilidade de expor sua marca e criar uma estratégia de branding que melhor te representa.

Mais agilidade

Dependendo do processo que você estabelecer na sua agência in-house, você pode ter entregas rápidas e eficazes, por isso um bom processo (que vamos ver mais a frente) é super importante para melhores resultados das suas campanhas.

Comunicação interna

Dividir seu espaço com sua própria agência pode trazer melhorias na comunicação interna. Com um ambiente compartilhado é mais fácil, simples e sem burocracias, com o famoso “vou até sua mesa”.

Desvantagens

Custo alto

Em alguns casos uma agência in-house pode ter um custo alto, já que será necessário uma equipe inteira com profissionais de diversas áreas para atender a demanda. Claro que você pode contornar isso com um time enxuto e processos mais simples.

Demanda excessiva 

Com uma agência in-house, não tenha dúvida que a demanda será maior. É preciso atender todas as áreas da empresa, por isso automatizar tarefas de replicação pode ser um caminho interessante para diminuir o excesso de trabalho. 

Investimentos adicionais

Além dos profissionais, será necessário uma estrutura apropriada, você pode levar em consideração todos os aspectos: mesas e cadeiras, computadores, software de criação, entre outros. 

Baixa qualidade 

A baixa qualidade das entregas está muito relacionado a excesso de demanda, isso com certeza pode ser contornado com processos claros e métodos de priorização de tarefas mais importantes.

Estrutura e processos

Agora que entendemos as vantagens e desvantagens de uma agência in-house, vamos entrar na parte mais trabalhosa do assunto: estruturar equipe e processos.

O que vamos abordar aqui seria o mundo ideal, mas você pode se adaptar seguindo sua a realidade.

Estrutura

Talvez a estrutura seja o investimento mais alto de uma agência in-house, equipamento de ponta e bons profissionais são sempre um alto investimento, mas que valem a pena.

Vamos focar agora em quais profissionais uma agência in-house deveria ou poderia ter, lembrando que não necessariamente uma in house precisa de todos eles, você pode sempre priorizar o que é mais importante no momento atual da sua empresa.

Vamos lá:

Gerente de branding/marketing

Toda equipe precisa de um líder para guiar seus passos, em um in house, esse papel é essencial para organização, liderança de pessoal, controle de qualidade, contratação, entre muitas outras ações focadas em gerenciamento.

Analista de branding

Essa pessoa seria o braço direito da gerência, é ela quem irá receber as demandas de todas as áreas, filtrar, priorizar e distribuir entre os profissionais. Também é responsável pela imagem da marca no mercado, criando processos de comunicação onde toda a empresa deve seguir. 

Criativos 

Toda in house deve ter designers que absorvem a ideia da marcar e criam peças incríveis como: apresentações, social, eventos, site/blog, entre outros. Aqui também podemos incluir profissionais de UX/UI para absorver demandas de produtos ou ferramentas digitais que são criados pelo marketing. 

Vídeo marker

Conteúdo em formato de vídeo já passou da época de ser tendência, já há algum tempo é realidade. Estratégias de marketing em vídeo estão cada vez dando mais resultados, portanto, uma produção e edição de qualidade elevam o patamar da sua marca.

Social media 

Uma estratégia de social quando bem aplicada traz ótimos resultados, por isso é importante um profissional dedicado a isso para sempre criar conteúdo, acompanhar métricas e menções da sua marca.

Analista de evento

Dependendo da sua persona, eventos são sempre um ótimo espaço para fazer negócios, por isso estar neles é essencial. Esse profissional será responsável pelo planejamento, organização e participação em eventos importantes para sua marca.

Analista de relações públicas 

Algumas agências externas também fazem um trabalho de relações públicas, por isso, se fizer sentido para sua empresa, você pode ter esse profissional incorporado na in house. Ele ficará responsável pelas matérias em veículos de imprensa e acompanhar menções a marca que foram feitas de forma orgânica.

Analista de performance 

Por último, mas não menos importante, um profissional de performance que ficará responsável por mídia paga e entrega de ROI.

Existem outros profissionais que podem fazer parte da in house como analista de conteúdo e SEO, analista de email marketing e outros, mas geralmente ficam fora da estrutura in house e fazem parte de um time de marketing “tradicional”, isso depende de cada caso.

Percebemos que uma estrutura da equipe de uma in house pode ser grande e complexa, mas você pode priorizar os profissionais que são mais urgentes e importantes no seu atual momento. 

Vamos partir agora para processos, que são tão importantes quanto bons profissionais.

Os processos citados aqui, podem ou não funcionar para sua empresa, o importante é analisar e verificar se cabe a possibilidade de implementar ou não na sua in house.

Processos

Sabemos que processos são necessários para manter uma organização e diretrizes específicas. Nesta etapa do conteúdo vamos abordar processos que são mais recomendados para uma in house, mas que podem ser adaptados ou alterados para atender as necessidades de cada um. 

Template de briefing

Quem nunca recebeu um email com um briefing totalmente incompleto e fora do padrão da empresa. Um template de briefing onde toda solicitação deve ser feita com base nele, irá reduzir muito seus problemas de briefings incompletos. 

O ideal é você criar esse template, as regras de utilização e como solicitar uma demanda para a in house. 

Formulário de solicitação

Da mesma maneira que você precisa de um template padrão, um formulário onde qualquer pessoa da empresa possa solicitar uma demanda é tão importante quanto. 

Todas as repostas desse formulário devem ser enviadas para uma pessoa específica, o analista de branding, por exemplo, esse profissional irá colher esses dados e distribuir entre a equipe, irá priorizar demandas urgentes e mais estratégicas e irá definir prazos de finalização de cada tarefa.

Você pode usar ferramentas gratuitas como o próprio Google form, que já envia as respostas a uma planilha automaticamente, assim você tem uma melhor visão e organização das demandas. 

Follow-up

Todos os solicitantes de demanda devem receber uma resposta de possibilidade de realização, prazo e a etapas de aprovação. Transparência é importante para evitar refações. 

Ferramentas de automação e organização

Automatizar o máximo de processos possíveis é uma boa maneira de economizar tempo e dinheiro, você pode usar uma ferramenta de Automação Criativa para escalar a produção de imagens e vídeos.

Trello, monday, iClips podem ser soluções de organização que podem te ajudar a delegar e organizar as demandas. 

Acordo entre equipes

Criar um SLA (Service Level Agreement) que é basicamente um acordo entre equipes é importante para alinhar expectativas. Crie um documento com as responsabilidades do time da in house e as responsabilidades dos solicitantes, isso evita conflitos desnecessários e perda de tempo.

Metas de entregas

Se possível, crie metas de entrega e qualidade com bonificação para sua equipe, uma motivação sempre traz mais agilidade com qualidade. Só não exagere com prazos apertados e excesso de demanda, nesse caso o “tiro pode sair pela culatra” e gerar insatisfação da equipe. 

Controle de qualidade

Umas das responsabilidades do analista de branding é a qualidade e padronização das entregas, então criei um processo de acompanhamento de demandas divididos em etapas de aprovação até a etapa final de entrega.

Esses são os processos que você pode implementar, alterar ou adaptar na sua agência in-house para obter melhores resultados de entregas e performance. 

Métricas de uma agência in-house

Vamos analisar algumas métricas que você pode acompanhar para entender se as entregas da in house estão com o prazo e qualidade necessárias. Essas métricas estão totalmente ligadas a performance da equipe e podem ser usadas também para bonificação dos profissionais. 

Tempo pode entrega

Você pode medir a média do tempo de entrega de uma demanda específica e implementar prazos para todos os formatos.

Qualidade da entrega

Crie um padrão de qualidade onde todas as entregas devem seguir, depois disso desenvolva uma régua de pontuação e inclua esse processo nas etapas de entrega das demandas. 

Horas gastadas por projeto

Quantas horas o profissional dedica por tarefa? Essa pode ser uma métrica importante para medir produtividade da equipe e prazo de entrega para as próximas etapas. 

Sua empresa precisa de uma agência in-house

Isso com certeza vai depender de inúmeros fatores como budget, maturidade da empresa, objetivos, entre outros. Você vai precisar analisar bem os pontos abordados neste texto e criar a sua agência in-house. Toda empresa pode criar uma agência-in house, desde que isso seja saudável e benéfico para a companhia. 

Percebemos que uma agência in-house pode ser viável, mas não esqueça que uma agência tradicional é uma ótima opção também para poupar esforços, tempo e dinheiro realizando entregas de alta qualidade. 

Depois deste conteúdo, esperamos ter te ajudado a melhorar ou estruturar sua agência in-house. Se tiver dúvidas ou sugestões, fique a vontade para coloca nos comentários.